２０１２年第９期 （总第２４８期） 世纪桥 Ｎｏ．９，２０１２ Ｓｈｉｊｉ Ｑｉａｏ （Ｇｅｎｅｒａｌ Ｎｏ．２４８） 人事档案网络化管理的思考 宋宝英 （黑龙江党校档案科，黑龙江哈尔滨 １５００８０） 摘要：人事档案管理网络化是档案信息化建设的重要组成部分，实行人事档案网络化管理十分必要，有利于人才的合理 流动和实现人才资源的优化配置。我国现行的人事档案管理制度具有计划经济色彩，存在分散多头管理等等问题。在人 事档案网络化管理的起步阶段，最主要的是加强数据库建设、连网建设和集中管理。 关键词：人事档案；网络化；人才 一、实行档案网络化管理的必要性 型的历史进程。全国档案信息化建设实施纲要中强调， 把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网 络建设为基础，加快推进档案资源数字化、信息管理标准 化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康 发展，为改革开放和现代化建设服务。当前，以“数字校 园”和电子政务为代表的数字化建设浪潮在高校和 部门方兴未艾。部分高校更是将档案信息化纳入了“数 字校园”的建设格局，在实际工作中取得了很好的效果， 简单的说，人事档案网络化管理就是通过将人事档 案信息数字化，建立分属于各级人事档案管理中心的数 据库，然后将孤立的数据库连接成网络，为社会提供网络 化的调档查档等服务。人事档案网络化管理是建立在信 息科学技术和社会经济发展基础的，实行档案网络化管 理十分必要。 （一）实行人事档案网络化管理是优化人才资源配置 和实现人才强国战略的客观要求。以马克思关于生产力 在局域网建设方面积累了大量经验，走在了档案信息化 建设的前列。清华大学档案馆自２００２年以来在原单机 和人的发展理论为基础，人才强国战略具有以人为本的 重要特点。人才资源在社会的各种资源中是最宝贵的资 源，也是经济社会发展的动力源泉。人才资源的开发是 其他一切资源开发的前提条件。当前我国高等教育已基 本实现了由精英教育向大众化的转变。据预计，十二五 期间，应届高校毕业生年均规模将达到近７００万人，人才 流动性也明显加快。要实现人才强国战略，就要建立科 人事档案Ｆｏｘｐｒｏ数据库管理的基础上，研发了网络版的 人事档案管理信息系统ＴＨＰＡ—ＭＩＳ。该系统是在清华大 学档案馆人事档案部内部建立了计算机局域网应用环 境，借助计算机和数据库管理技术，实现人事档案目录信 息的计算机化和网络化管理…。在高等教育大众化时 代，高校做为人事档案形成的摇篮，在人事档案信息化建 设中的地位举足轻重。虽然在数字化建设中取得了一些 成效，但是问题更不容忽视。由于各个高校自身条件不 同，数字化建设快慢不一，其内部数据库和局域网没有统 一学的人才选拔机制，保证选拨程序的公平公正、真实可 信，杜绝档案信息失真的现象。要促进人才的合理流动， 引导各类人才向农村、基层、边远地区和艰苦行业流动， 促进人才在城乡、区域、行业间的合理流动和优化配置， 标准。如果等到数字化建设全部完成再去推行网络化 离不开档案的网络化。人事档案网络化管理，利用集中 管理的制度优势和网络技术优势，通过数据挖掘技术，将 建设，势必会因标准不一致无法有效共享数据库资源而 导致重复建设，浪费大量人力、物力和财力。因此应抓住 数字化建设的契机，及时建立统一标准，使人事档案信息 数字化和网络化建设同步推行，用网络化推动标准化。 （三）实行人事档案网络化管理是提高人事档案优质 服务的最佳选择。近年来，我国事业单位改革步伐加 快，２０１１年全国已经基本实现了事业单位聘用制度的全 符合要求的人事档案信息以多媒体的形式汇集，借助于 计算机统计分析，为人才选拔提供科学的建议，同时为制 定教育、就业等宏观提供及时有效的支持。 （－－）实行人事档案网络化管理是打牢档案信息化建 设基础和推动信息化战略的重要一环。人事档案信息化 就是充分利用信息技术，开发利用档案信息资源，促进档 案信息交流和人才资源优化配置，推动经济社会发展转 覆盖。聘用合同制的推行，突破了传统的事业单位铁饭 碗，使能者尽其才。事业单位改革是人事管理机制 收稿日期：２０１２－０３—２１ 作者简介：宋宝英（１９６２一），女，黑龙江望奎＾，黑龙江档案科乖斗员，砌究 向：档案管理。 ・ ｌ２０ ・ 的进步，为人才合理流动提供了制度保障，同时也使流动 人员的队伍进一步扩大，也要求人事档案能够更加灵活 的流转，更加详实的反映人才各个方面的能力，对传统的 人事档案服务提出了严峻的挑战。只有利用网络信 息技术，通过人事档案网络化管理，才能提高效率，为社 会提供优质的服务，满足社会需求。 招生时考生的电子档案和纸介质档案为基础。学生进入 高校后，在这个基础上继续丰富完善，记录学生在校经 历。当毕业生走出高校时，便可将这些电子和纸质档案 转人用人单位或家庭所在地的各级人事档案中心。 预计在十二五期间，每年将有接近７００万的毕业生走向 社会，而且高校有较好的人才技术优势，在人事档案数字 人事档案网络化管理是在人才强国战略和国家信息 化发展战略双重背景下提出的一个构想。人事档案的网 络化管理有助于实现人才强国战略提出的加快人事制度 化方面积累了可供借鉴的经验，所以高校人事档案网络 中心的设立是不可缺少的一环。各级人事档案网络 中心以各地档案馆为依托，充分利用已有的技术和人才 改革，促进人才合理流动，统筹人才，实现人才的最优化 配置。而国家信息化发展战略为这一目标的实现提供了 优势，建立一支专业化的档案从业人员队伍。各用人单 位不再单独设立人事档案保管科室，由县级及以上各地 宏观的思路，既利用信息技术，通过网络化管理，开发人 力资源，实现人才的最优化配置。 二、现行人事档案管理制度的缺陷性 我国现行的人事档案管理制度具有计划经济色 彩，在一段时期内发挥了其应有的作用。但是随着社会 主义市场经济条件下流动人员队伍的不断壮大，档案调 动频率的提高，我国档案管理制度也逐渐暴露出一些弊 端，出现了“分散多头”管理的现象 。一方面人事档案 隶属不清晰，参与人事档案管理的有组织、人事、劳动等 部门，管理权限划分不明确；另一方面人事档案保管极为 分散，有的保管在各个用人单位，有的寄存在人才交流中 心或商业档案公司，有的甚至由人事档案当事人自己保 存。这种分散多头管理，容易造成两大方面的影响。一 方面影响档案信息的真实性和安全性。“分散多头”的管 理不利于档案管理队伍的专业化培养，造成档案管 理操作不够规范、保密意识淡薄。在档案保管和调档过 程中容易出现监督的真空区，有可能为某些别有用心的 单位或个人所利用，很难确保其真实性和安全性，容易出 现丢档、弃档、擅自建档现象。《湖南日报》的报道：乡镇班 子换届选举之时，有些干部为达到提拔的目的，在档案上 弄虚作假。永州市冷水滩区委组织部对全区近３０００名 干部的年龄、党龄、工龄、学历逐一审核查实，共发现问题 ５７２处。其中年龄不符的３３３人次，工龄不符的１６０人次， 党龄不符的７９人次” 。另一方面影响人才的合理流动和 优化配置。由于多头管理，使得调档手续繁琐，甚至出现 用人单位为了本部门利益留住人才而擅自扣档的现象。 《南方周末））２００２年Ｉ１月２１日报道，２００２年９月，已在辽 宁省丹东市某公司工作了一个多月的王某，向公司提出 了辞职的请求，被公司拒绝。最后王某辞职，公司扣留了 他的人事档案。 三、加强人事档案网络化管理的建议 笔者认为，在人事档案网络化管理的起步阶段，最主 要的是加强以下几个方面的建设： （一）加强数据库建设。在人事档案网络化管理中数 据库建设是重中之重。建议在人事档案管理网络中设立 三类节点，既高校人事档案中心、各级人事档案中心 和商业性人事档案中心。高校人事档案网络中心以高考 档案馆保管本级辖区内行政事业及国企用人单位的 人事档案。各用人单位将需要人档的信息定期送至当地 人事档案中心，由中心人员将纸质信息数字化并存 人档案。商业性人事档案中心以各地现有的人才服务中 心为依托，按照统一的数字化网络化标准建设，在人事档 案相关法律法规的约束和监督下，接收企业或个人委托 的人事档案代保管业务。 （二）加强连网建设。将三类数据库接入因特网，当 发生人才流动时，提供电子档案的网络传送与接收，同时 在网络下进行相应的人事档案实体的传送。当个人、用 人单位、公检法等机关因升学、就业、人才选拔、或其他工 作缘由，需要通过网络提出查阅申请时，各中心可按照档 案管理法律法规规定的查阅权限对查阅者提供与权限对 应的查阅内容。 （三）加强集中管理。管理人事档案网络化管理应该 克服现行的分散多头管理模式的弊端，将管理权限、档案 文件集中到专业的管理部门。这样可以精简管理队伍， 便于对人事档案管理人员开展专业技能和保密知识与意 识的培训，同时实现人事档案信息的集约化管理，信息化 处理，网络化服务。 要做好人事档案的网络化管理，除了数据库建设连 网建设和集中管理管理外，还需要做好数字化标准的制 定，法律法规的制定，信息安全制度的制定，以及专业队 伍的培养等方面的工作。 还要指出，在人事档案网络化管理的起步阶段，不能 因为实现人事档案的网络化管理就放弃纸质档案，在未 来一段时期内，二者应该是并存的，因为纸质档案存储的 稳定性和电子档案处理的迅捷性可以互相补充，而且二 者共存可以提高人事档案信息的权威性，使造假者有所 忌惮。 参考文献 【１】代红．高校人事档案管理信息系统的建立与应用［Ｊ】．兰 台世界。２００５，（６）． 【２】朱玉媛．市场经济中人事档案管理改革的思考【Ｊ】． 档案管理，１９９９，（３）． 【３】傅华．聚焦人事档案［ＪＪ．中国档案，２００３，（４）． Ｉ责任编辑：赵兴宇１ ・ １２ｌ ・
