浅谈档案利用的历史和现状

浅谈档案利用的历史和现状　刘　曙　（安徽省公路勘测设计院，安徽合肥２３００４１）　摘要：档案的根本价值在于档案的利用。从档案的利用对象来看，档案利用经历了从古代的特权利用走向现代的利用，当　前又表现为从利用向自由利用过渡，文章从档案利用的这两次过渡着手，阐述了档案利用的历史和现状。　关键词：档案利用；作用；自由作用　中图分类号：Ｇ２７５．３　文献标识码ｉＡ　文章编号ｉ１６７３　５７８１（２００６）０５—０５４９—０２　０　引　言　档案资料利用的欲望，催促他们的去开放自　己国家的档案馆。当时，美国成为世界经济与技术的　档案作为一种信息资源，能否实现有效的管理和　利用，在更大范围内实现社会共享，取决的因素是多　中心，现代传媒与复制技术得到了飞跃，此时，档案可　利用性的概念才由以前几乎惟一造福历史界即科学　研究的情况，而变为赋予这个词汇以固有的意义。现　方面的。其中档案的利用是档案存在的根本目的和　价值。我国《档案法》第十九条规定：“档案馆应当定　期公布档案目录，并为档案的利用创造条件，简化手　续，提供方便”＿１ｑ］。　档案的利用是一个历史的范畴，不同的社会制　度、不同的历史传统决定了档案具有不同的服务对　象、不同的服务方式。从对象看，档案利用经历了两　代大众宣传工具日益成为档案馆的服务对象。１９６６　年５月在美国华盛顿召开了非常档案国际大会，自由　利用档案的原则在世界范围内第一次得以庄严宣布，　这是对１７９４年法国档案法提出的“档案的宣言”　的国际认可。　但是这里的“自由利用”并不是严格意义上的“自　次过渡：从古代统治阶级的特权成为公众的一项权　利，当前表现为从利用向自由利用过渡。　由”利用，更准确的说法应该是“利用”。所谓限　制利用，是指公众在部门对档案的利用会做出诸　种的条件下，在当局允许的范围和时间内利　用档案。利用的实质是部门采用立法技巧，　即通过程序和资格的认可来变相剥夺公民法律上自　由利用档案的权利。这首先表现为“技术延缓策略”。　所谓技术延缓，即主要是通过规定档案封闭期来实现　的，在封闭期内，“只有在例外的情况下，才接受那些　１从特权利用走向开放利用　古代，档案是为特权阶级服务的，档案利用是统　治阶级的特权。档案一般保存在国家库房的密室里，　档案的利用严格地在对档案的保管负有责任的　公务或得到最高当局专门批准的人员范围之内。　利用档案是一种特权，而不是公众的权利。　被排除了各种怀疑的‘可靠’的研究者，允许他们使用　被严格的馆藏”。　利用还表现为直接某些特定文件由特　定主体使用，即“国家秘密例外”。部门把一些档　案文件划分“绝密”或“秘密”等不同级别，以“国家安　全”名义遵守《保密法》的规定，只有解密后才能对公　众开放利用。国家利益的冲突是存在的，在现在要求　完全开放档案是不现实的；问题在于，部门往往　以“”名义变相剥夺公众档案利用权，什么要　档案利用要深入开放，有两个重要因素：一是政　治因素，部门能够开放；二是技术因素，档案能够　复制。这个决定性的一步由美国在２０世纪４０年代　迈出，两方面条件都在美国得到了实现。当时，美国　获得了大量德国档案。由于德国的档案对于美　国没有直接的利益冲突，从俾斯麦到１９４５年的　全部德国文件资料，几乎都毫无地为公众所利　用。德国文件资料的开放大大刺激了学者们对自己　收稿日期ｉ２００６—０３　２４　作者简介：刘￣－（１９７１一），女，安徽合肥人，安徽省公路勘测设计院馆员　《工程与建设》２００６年第２Ｏ卷第５期　５４９　维普资讯 http://www.cqvip.com

保密，解密的期限及条件都是要部门制定的，公　民的档案利用权也就无从得到保障。　档案利用具有双重性。一方面，现代档案的　逐步开放与民主进程是同步的，“这是民主思想的诞　生”。另一方面，档案的利用，仍然是档案特权思　想的延续，是特权对民主的一定让步。　２　从利用向自由利用过渡　档案的价值不在于它的物质形态，而在于它承载　的信息，“档案利用的实质就是档案信息的利用”。因　为档案利用不是对由载体和内容组成的档案本身的　利用，而是对档案中包含的显形或隐性的信息的利　用。因此，档案的使用权利，本质上属于信息权的范　畴。所谓信息权，指公民无条件地享有的“追求、接　受、传递”信息的权利。档案从形成之时就应对公众　开放，这是档案自由利用的要求。　档案自由利用的理论在１９４８年联合国组织颁布　的世界宣言中有了明确的规定：“人人有权享有　主张和发表意见的自由；此项权利包括有主张而不受　干涉的自由，和通过任何媒介和不同国界需求、接受　和传递消息和思想的权利”。　不仅如此，档案利用更成为现代民主社会的一项　民主权利。档案对于社会利用者而言是建立实现自　身的民主权利，利用国家开放的档案，享有社会性信　息财富，提高工作和生活质量等观念。美国《信息自　由法令》对档案工作最大的影响是在“档案利用问题　上，发生了法律观点的重大变化。”其核心内容之一，　是利用行政管理文件，公众有不受其文件形成时间的　权利，只要它不是有涉及影响内容以及“个　人隐私”的材料。因此，档案利用已不再仅仅是一种　资料的利用，而被赋予具有民主色彩的政治权利［４］。　在社会公共管理中，透明性尤其与档案部门密切　相关。“透明性是指政治信息的公开性”。对于一个　现代民主而言，每一位公民都有权获得与自己利　益相关的信息，透明性就是“要求这些信息　能够及时通过各种传媒为公民所知，以便公民能够有　效地参与公共决策的过程，并且对公共管理过程实施　有效的监督”。　档案的自由开放，并不是没有任何束缚的绝对自　由开放；绝对的自由开放意味着自由权的丧失。档案　自由利用的制约因素是隐私权，及实际存在着国家利　益冲突的前提下机密。档案的自由利用，个　５５０　《工程与建设》２００６年第２Ｏ卷第５期　人隐私要优先于信息利用权，问题在于，有关部门往　往利用隐私权和等借口来剥夺公众的档案　利用权，档案自由利用和隐私权的保护、是　矛盾的，但它不应成为档案自由利用的障碍。档案自　由开放的本质就是“开放档案范围应最大化，档案保　密的范围应该最小化”。　３　档案自由利用理论的阐释　档案利用从走向自由，需要建立新的理论。　新的档案利用理论首先表现为概念内涵的转换，档案　概念是一个历史范畴，由不同时代赋予不同的内涵。　我国《档案法》：“本法所指的档案，是指过去和现在的　国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事经济、科　学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会　有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历　史记录”［引。　其次，新的档案利用理论表现为档案所有权的认　定，档案的所有权应界定为公民，档案利用应成为公　民的一项权利，而为公民提供服务则是部门的一　项义务，公民的档案利用权就会得到切实保障；公民　的任何档案材料都应该与其本人的一种授权，是代表　人民行使职权，公民只要不侵犯他人的合法权益，不　违反国家的安全，就应该享有查阅利用的权利而不受　到不合理的。　现代社会是一个民主社会，而民主社会是一个法　制社会，档案利用成为一种民主权利，就需要有完善　的档案法规，实行“依法治档”，依法治档是保障公民　档案利用权的前提，因此，就需要通过立法的形式，制　定正式的法律或条例，明确规定公众的档案利用权，　以及可自由利用的档案范围，利用档案的范围，　并要求档案开放部门为档案利用提供充足的条件与　技术保障做到“有法可依”。无论是古代还是现代，　“依法治档”都有一个前提条件，即要求法律的民　主化。　（参考文献］　［１３周晓英．档案信息论ＥＭ］．北京：中国人民大学出版社，２０００。　Ｅ２３王淑珍，周正德．城建档案概论［Ｍ］。北京：中国档案出版社，　１９９３．　１：３３邓绍兴．档案管理学［Ｍ］．北京：人民大学出版社，１９９９．　［４３韩伟之．外国档案管理简论［Ｍ］．上海；上海交通大学出版社，　１９９５．　［５３　ＧＢ／Ｔ５０３２８－－２００１，建设工程文件归档整理规范［Ｓ］。