在建立合同管理制度中，合同备案和归档是非常重要的环节，它涉及到公司合同管理的规范性、便捷性和安全性。以下是合同备案和归档工作的具体步骤和方法：
合同备案：
当签订新合同时，首先要确保合同内容完整、符合法律法规要求。将合同正本和副本进行编号，建立合同备案登记表，记录合同的基本信息，如合同编号、签订日期、合同金额、合同主体等。将合同正本和相关资料归档存放，同时留存一份备份资料，可以是电子版或者纸质复印件。确保备案的合同资料能够方便查阅和管理，可以建立电子档案库，分类存放各类合同文件。
合同归档：
合同备案后，需要将合同进行归档管理，确保合同文件的安全性和完整性。设立专门的合同归档区域或档案柜，按照一定的分类标准进行整理和存放。对合同进行分类归档，可以按照合同类型、合同主体、签订日期等因素进行分类，方便查找和管理。定期对已经过期或无效的合同进行清理和销毁，确保档案的及时更新和整洁。
合同管理系统：
建立合同管理系统，通过信息化手段实现合同备案和归档的自动化管理，提高工作效率和准确性。可以使用专门的合同管理软件，实现合同信息的记录、查询、统计等功能，提升合同管理的水平和效率。
培训和监督：
对相关人员进行合同管理制度和操作流程的培训，确保他们理解并严格执行备案和归档规定。定期进行合同管理工作的检查和督导，及时发现问题并进行整改，确保合同备案和归档工作的规范性和及时性。
通过以上步骤和方法，可以建立起规范、高效的合同备案和归档管理机制，帮助公司合同管理工作更加有序和有效进行。
