针对学校的实际

莱州市第十三中学 孙鲁新

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动形成的，保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形成的直接历史记录。

档案部门需要集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。

档案室具体任务主要有一个方面：一、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。二、接收和管理本机关务单位交来的档案材料，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。三、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。 在实际工作中，档案管理工作有着共同的规定、要求和标准，针对学校的特点，自己更着重如下几个方面：

一、加强学生档案的收集、整理和归档。 （一）、各级部学生档案材料归档的内容包括： 1.高中生各阶段的档案材料

2.学生各年级期中期末学习成绩单

3.毕业生登记表及高考会考等信息记录。 4.志愿书（各系分团委）

5.材料（申请书、志愿书、自传、培养考察表、政审材料、思想汇报等.）

6.各类获奖登记表（获校级及以上的三好学生、优秀学干、优秀团干、优秀党、优秀毕业生等），获奖证书不归档（由个人保存）

7.学籍异动材料（转学、转专业、升学、退学、休学、复学、留级、参军、出国等学籍变动相关证明材料） 8.处分材料

9.健康卡、体检表等。

10.将所有材料归档整理，装到每个人的档案袋内。 （二）.归档办法和要求

1.坚持各级部归档制度。根据各年级要求，指定专人负责，组织人员做好本级部及毕业生档案材料的收集、整理和归档工作。各个级部要组织培训一批政治思想好、责任心强、工作细致、认真负责的学生干部参入此项工作，保证所有档案的齐备、完整与真实。 2.材料收集整理

A.各级部的档案材料形成后，集中上交单位档案室，将收集的材料工作人员并对材料逐一检查核实，特别是党材料是否与实际相符；学生学籍材料是否与现有学生相符，发现缺少及时补缺；手续是否完备（凡规定由组织审查鉴定盖章的，必须有承办单位的鉴定和公章，并注明日期），文字的填写是否符合要求（必须是铅印或碳素墨水，不得用圆珠笔、铅笔和红色墨水、复写纸书写）等。在归档时要求做到认真细致，准确核对，避免档案材料少装、错装和错填档案材料信

息等情况发生。学生归档材料整理好后按所列顺序对号装入学生个人档案袋，并按班级、学号排放。

B.学生档案材料信息录入，由各级部完成。请录入学生档案材料信息且准确填写学生档案袋封面各栏信息，注明材料的数量（封面注明的数量与袋内材料数量一致），并按要求打印“毕业生档案材料移交登记表”（附件）一式两份，以便移交。在档案袋封面填写档案数量请写明份数，不要打“√”。

3.遵守档案工作制度。各个年级以及有关工作人员在整理本校毕业生档案材料时要严格遵守档案工作有关规定，对学生档案，指定专人负责保管，不得丢失。任何人不得利用工作之便擅自抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者要严肃查处，追究责任。

4、保证每个毕业生的档案都完整、真实、整齐。为同学们升入大学提供准确、有效的档案材料。

二、认真做好教师档案的整理工作.

教师业务档案是学校档案的一个重要组成部分，是教师业务水平和工作能力以及履行岗位职责情况的真实记录，是培训、使用、考评教师的重要依据,是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的重要信息资源。为了做好教师业务档案的收集、整理和归档工作，进一步建立和完善我校教师业务档案,具体有如下几个方面：

（一）.建档教师范围 1.校内专任教师 2.校内兼课教师

3.校内实验、实训指导教师 4.校外聘任教师

（二）.建档时间从入校开始，有关教学任务书、总结，教学工作量考核情况从每个人基本情况：教师简历、职务职称、学历毕业证和学位证、有关外语水平的证书、教师资格证书。

（三）.教学情况：教学任务书、教师年度总结，教学工作量考核情况，年度考评的结论。

（四）.科研情况：各种科研活动和学术活动的鉴定材料；科研成果公开出版的专著、教材，以及公开发表的论文等。

（五）.奖励情况：各种教学和科研等方面获奖证书或文件。

（六）.培训进修情况：教师各个阶段的进修、访问、考察、研讨、培训等情况的记录及总结、证书、学历证明等相关材料。 二、教师业务档案的收集、归档和管理 教师业务档案是一项长期细致的工作，是学校对教师工作的态度及责任心评价的依据。认真做好教师业务档案的收集、整理与归档工作，尤其是外聘教师业务档案的收集、管理工作变得尤为重要。 （一）、教师业务档案由档案室负责牵头、统一组织，各级部负责本级部专、兼职、外聘教师的业务档案的收集、整理、管理和鉴定工作；鉴定后的教师业务档案由级部主任签字后，上交档案室‘统一归档、存放、保管。凡经鉴定的教师业务档案中所记载的内容，任何人不得随意涂改。 （二）、各级部必须指定专人负责教师业务档案的收集、整理和归档工作。 （三）、存档材料一般应是原件或与原件核对无误的复印件，手稿必须用碳素

或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔和铅笔书写。 （四）、教师业务档案要力求准确、系统和完整，签署手续齐全。 （五）、每位教师要本着对学校负责、对本人负责的态度，提供真实材料，认真填写教师基本信息表和材料目录，按时完成归档工作。 （六）、各级部为每位教师建立一个个人业务档案盒。档案盒存档时按教师工号排序。档案材料须按目录顺序排列，并附上目录表，装入档案盒中，盒子标签上标明教师姓名和教师工号。 （七）、盒内材料按件装订，加编页码；保持件的状态，以便增补和利用。 （八）、所有表格、材料一律用A4纸打印或复印，教师基本信息表及材料目录同时上报电子版。 （九）、教师在征得系、部主任同意后，可以查阅本人的业务档案，但不得借出和涂改；其他人员不得调阅他人业务档案。 （十）、新录入、调入、外聘的教师应及时建档；教师工作调动，其业务档案随即寄往调入单位。学校档案室保存教师业务档案目录、档案接收、移交清单。 （十一）、教师业务档案建档后将作为常规工作，每年年末收集、归档一次，并列入年终档案考核。

三．做好学校的档案收集、整理工作，力求为学校的各项工作做有力的保障。

学校档案种类繁多，除去学生档案、教师档案还有教学档案、学校基本建设档案、人事档案、财务档案等等。

随着社会对档案利用需求形势的变化以及档案工作重点的转移，各级档案部门都普遍开展或进一步加强了档案基础工作，进入21世纪后学校教育从应试教育转向素质教育，学校档案工作，要接受上级的“素质教育评估”“一级一类学校评估”等一系列的考核，为适应当前教育部门的改革，学校档案分类更加具体精细，要把全面加强学校档案资源建设作为档案工作的着力点和着眼点，努力提高服务水平和服务质量。根据近几年上级主管部门对学校工作进行检查、考核时要求校方提供各种档案佐证材料的实际情况，本人认为我们学校案工作 应加强以下几个方面文件材料的收集、整理、归档工作。 （一）.收集

收集是档案工作的起点，是整个档案工作的基础。由于平时工作需要，一些材料往往分散在各个部门和经办人手中，只有做好材料的收集工作，才能确保档案的完整、准确、系统、齐全，更好地为教育教学服务。

我们文档人员要做有心人，及早立好案卷类目，打印后发给各级领导，各教研组、年级组长及有关人员，并向全体教职员工宣传《档案法》，让大家都来重视和关心学校档案工作。我们要尽量做到口勤、手勤，每当学校有重大活动或教师的公开课，以及其他教学活动时，我们就要及时收集有关材料。

根据所立的案卷类目，把收集到的材料，随时分门别类上架归卷。例如：“各教研组的教学授课计划进度”、“教师公开课、观摩课教案及评议”、“学生花名册”、“各年级各学科成绩汇总及质量分析等材料”•我们案卷类目条款制成标签，编上号，贴在每本文件夹上。每有了新材料就归类放到各自的文件夹中去，待到每本文件夹内的材料积累和办理完毕就可装订成一本本案卷。对文件随收随办，文档人员能比较准确地抓住文件的特征，而及时归卷易于准确保持文件间的历史联系。例如案卷：“1996学年的各班成绩汇总”，我们把全校各班成绩汇总

表按照时间先后顺序，把第一学期成绩放在前面，按年级从低到高排列，组卷装订成册，这样既保持了各年级的班级之间，学生一年来两个学期的历史联系，又反映出了各年级学生的总的学习情况，便于今后的工作总结。文件归卷后，归卷类目就固定了文件暂时存放的位置，也就同时指示出文件保存的地点，能起到检索工具的作用，方便了当年文件的查找利用工作。同时把立卷的工作量化整为零随时办理，可以减轻年终或学年度立卷归档的工作量，又可以集中精力进一步就文件内容进行鉴定整理，从而保证了案卷的质量。 （二）.整理

整理工作是档案工作的中心环节，我们把在本单位大量文件在办理完毕后要加以系统地整理，把零碎的单份文件组合在一起，形成一个个文件数量不等的集合体——案卷。

在整理过程中，把有查考利用价值的、本单位直接形成的文件材料根据问题特征、名称特征、作者特征等特点进行系统的整理排列，尽量做到一事一卷，保持卷内文件材料之间的有机联系，不使其材料割裂分散。例如：学生的学籍档案，我们从新生入学这天起，每学年的学习成绩品德评语等都认真填写在学籍卡上，一直到学生毕业这一年，这样做也就完整保持了学生三年来各学科学习成绩情况和在校学习阶段各方面表现情况之间的联系。 （三）.利用

档案的最终目的是利用，是为满足利用者的需求，就要通过各种方式向他们提供档案材料，进行咨询服务。

自学校档案建立以来为教育教学的发展提供了服务，提供了材料，例：学生的学籍档案对招生、招工、分配、征兵等用人单位的外调，提供出有益的和高效率的服务，使学生走上新的工作岗位之前，用人单位就已掌握其基本情况，有利于做到人尽其用，各尽其才。在每年的征兵工作中，我们学校档案也为提供了必要的材料。学校的文书、教学档案也为教师的教学经验的积累和教师的考核，职务晋升等提供了材料。当前，我们档案工作要适应经济建设新形势的发展需要，优化服务方式，积极主动地提供档案材料。为此我们必须健全档案的检索工具，汇编各种能反映各校特色的有较高利用价值的《基本数字汇编》等编研材料，有条件的单位，可以利用电脑操作，开发档案信息资源为教育教学服务。

四，认真学习档案知识，将档案知识运用到实际工作中，扎实认真为党为社会多作贡献。

多年的档案工作让自己深刻的认识到：严肃认真、扎实细致是档案工作的灵魂。只有端正思想态度，有着对工作一丝不苟，对学校敬业爱岗的敢于负责精神才能将我们的档案工作做扎实。 社会的发展告诉自己，多学多问才能让工作再上新高。学习兄弟学校的新经验，针对本单位实际，不断革新，让过去的成绩继续发扬，存在的不足不断改进， 使我们学校的档案工作更上新的台阶！真正做到教书育人，服务育人，管理育人。