上海市公共信息系统工程(项目)档案管理办法

上海市信息化委员会、上海市档案局关于印发 《上海市公共信息系统工程(项目)档案管理办法》的通知

沪信息委规[2007]40号

各有关单位：

为规范本市公共信息系统工程（项目）档案管理，完整、系统地保存公共信息系统工程（项目）档案，提高公共信息系统工程（项目）的建设质量和投资效益，并为公共信息系统的日常运行维护工作创造有利条件，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》，结合本市实际，我们联合制定了《上海市公共信息系统工程（项目）档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。

上 海 市 信 息 化 委 员 会

上 海 市 档 案 局 二○○七年二月七日

上海市公共信息系统工程(项目)档案管理办法

第一条 为了规范本市公共信息系统工程（项目）档案管理，完整、系统

地保存公共信息系统工程（项目）档案，确保公共信息系统工程（项目）的建设质量和投资效益，维护公共信息系统的正常运行，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》，制定本办法。

第二条 本办法适用于本市公共财政投资建设的公共信息系统工程（项目）的档案管理。

第三条 本办法所称的公共信息系统工程（项目）档案，是指以计算机、软件、网络和通信等现代信息技术为主要手段，用于公共管理和公共服务的各类业务应用系统、信息基础设施系统、信息安全保障系统，在新建、改建、扩建过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。

第四条 公共信息系统工程（项目）档案工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整、准确与安全，便于社会利用和保守国家秘密的原则。

第五条 市和区县档案行政管理部门与信息化主管部门依照法定职责对公共信息系统工程（项目）档案工作进行监督和指导。

第六条 公共信息系统工程（项目）档案管理工作实行建设单位负责制，由建设单位的档案部门实行集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。

第七条 建设单位和参建单位应当将公共信息系统工程（项目）档案管理纳入工程（项目）的计划、组织、招投标、设计、施工、监理、验收等各个环节，

覆盖合同、质量、经费管理等各个方面，确保公共信息系统工程（项目）档案工作与公共信息系统工程（项目）建设保持同步。

第 公共信息系统工程（项目）建设单位和参建单位，应当在项目建设过程中实行部门预立卷制度，由文件形成部门及时做好文件材料的整理归档工作。

第九条 公共信息系统工程（项目）文件材料的整理归档，应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，并符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)、《电子文件归档与管理规范》（GB/T184-2002）等有关标准规范以及《公共信息系统工程（项目）文件材料归档范围与档案保管期限表》（见附件1）。

第十条 公共信息系统工程（项目）建设单位应当保存公共信息系统工程（项目）的全套档案材料。公共信息系统工程（项目）各参建单位应当保存与所承担任务相关的档案材料。

第十一条 公共信息系统工程（项目）建设过程中形成的应归档文件材料，应当在工程（项目）完成后三个月内归档;工程（项目）实施周期长的可分阶段、按单项归档。

下列文件材料应当及时归档：

（一）公共信息系统工程（项目）建设过程中采购并经开箱登记的软硬件设备的所有配套文件材料；

（二）公共信息系统工程（项目）建设过程中修改、变更、补充的文件材料； （三）公共信息系统工程（项目）建设单位和参建单位内设机构变动或人员调离时留在部门或个人手中的应归档文件材料；

（四）公共信息系统工程（项目）建设中断时已形成的应归档文件材料； （五）其他应当及时归档的文件材料。

第十二条 公共信息系统工程（项目）归档文件材料采用的纸质材料、胶片、磁介质、光盘等各种载体及其记录方式均应当符合耐久性要求。

公共信息系统工程（项目）文件材料归档时，不同载体的同一文件材料应当保持内容的一致性。

对具有永久保存价值的公共信息系统工程（项目）文件材料，应当制作纸质文件或缩微品。

第十三条 公共信息系统工程（项目）建设单位有关负责人应当对归档文件材料的完整性、准确性进行审核，并填写《公共信息系统工程（项目）文件材料归档审核表》（见附件2）。

第十四条 公共信息系统工程（项目）属于建设工程项目的，竣工后由建设单位档案部门组织档案验收；其中属于市或者区县重点建设工程项目的，建设单位应当向市或者区县档案行政管理部门申请档案验收，由市或者区县档案行政管理部门组织档案验收，市或者区县信息化主管部门、该工程（项目）主管部门的档案机构以及按规定有接收该档案任务的档案馆参加档案验收。

属于建设工程项目的公共信息系统工程（项目），未经档案验收或者档案验收不合格的，不得进行竣工验收。

第十五条 公共信息系统工程（项目）建设单位应当加强对档案的跟踪管理，在系统投入运行后，继续收集升级、改版和维护过程中产生的文件材料，确保公共信息系统工程（项目）档案的完整、准确。

因采用“代建制”等原因造成公共信息系统工程（项目）建设单位与实际使用单位不一致的，建设单位应当在向实际使用单位交付系统时，移交完整的档案复本，以备运行维护的需要。

第十六条 公共信息系统工程（项目）正式投入运行后在后评估工作中产生的相关资料，由建设单位作为工程（项目）档案的组成部分整理归档。

第十七条 公共信息系统工程（项目）建设单位和参建单位，应当健全档案管理制度，配备必要的设施，加强公共信息系统工程（项目）档案的安全保管，并将其纳入本单位档案全宗进行管理。

第十 公共信息系统工程（项目）因使用年限较长无法正常使用的，经市或者区县信息化主管部门确认为永久性停止使用后，方可进行档案的鉴定销毁工作。档案的鉴定销毁工作应当按照国家和本市规定的程序进行。

第十九条 公共信息系统工程（项目）档案的提供利用，应当遵守国家和本市的有关规定，不得损害国家、集体或其他公民的合法权益。

第二十条 有以下行为之一的，由档案行政管理部门或相关组织依法予以查处：

（一）将公共信息系统工程（项目）档案据为已有，拒绝向本单位档案部门

移交应当归档的文件材料的；

（二）擅自转让公共信息系统工程（项目）档案或泄漏档案内容，使立档单位合法权益受到侵害的；

（三）管理不善，造成公共信息系统工程(项目) 档案损毁或丢失的； （四）其他违法行为。

第二十一条 非公共财政投资建设的公共信息系统工程（项目）的档案管理，

参照本办法执行。

第二十二条 本办法自 年 月 日起施行。

附件1： 公共信息系统工程（项目）文件材料归档范围与档案保管期限表 所属 归档文件材料 阶段 立项 保管 期限 项目规划 立项请示 长期 永久 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 立项准备 立项依据性文件 项目建议书 项目建议书批复 调研报告 方案论证 项目评估 专家评议书 可行性可行性研究报告 可行性研究报告批复 调研报告 方案论证 项目评估 专家评议书 研究 初初步设计报告 初步设计报告批复 财务概算报告 短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 短期 步 设计 财务概算报告批复 项目建设招标文件 招标书澄清文件 招投评标标准、评标专家名单 应标单位的投标书 标 应标单位的质疑文件 评标结果(包括中标通知)及专家评标意见 项目建设合同及附件 设 总体策划 项目开发计划 质量保证计划 配置管理计划(包括安全保密计划) 计 用户需求报告 需求分需求分析说明书(包括前提条件及范围、业务流程图、作业标准即主要业务规则、主要功能描述、人机界面即功能实现方式、数据要求说明等内容) 短期 短期 析 需求分析说明书审查文件（包括用户授权报告） 总体方案设计报告 短期 短期 设计任务书 计划任务书 概要设计说明书 概要设计说明书审查文件 基本设计规格书（包括业务功能层次图、功能逻辑 短期 短期 短期 短期 短期 规格书、接口设计一览表、E—R关系图、数据库一览表、画面及报表一览表、画面及报表格式及功能说明等内容） 基本设计规格书审查文件 短期 长期 长期 短期 短期 短期 系统设计 详细设计（包括功能逻辑规格书（IPO）） 详细设计审查文件 综合布线（PDS）设计文件 设计方案专家评议书 财务预算报告 软硬件设备采开题（开工）令 软硬件设备或原材料购置合同（采购设备验收单） 综合布线（PDS）合同 系统集成合同及相关子合同 软件开发合同 短期 长期 实 长期 长期 长期 施 购 主承包商资质文件及分包商资质文件 组织方案 数据要求说明书 系统设计说明书 数据库设计说明书 短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 程序流程图 流程设计说明书 数据采集汇集、数据结构说明、程序（接口）设计 长期 工设计修改 专利申请材料 软硬件设备或原材料开箱资料 设备或程序调试记录、运行报告 电缆光缆测试数据 开发进度月报 项目开发总结报告 测试计划、方案（单体测试） 测试设计说明（组合测试） 长期 长期 长期 短期 短期 短期 长期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 程实施 测试用例说明（系统测试） 测试规范、规则（系统测试） 测试组人员名单（系统测试） 测试计划、方案可行性评审报告（系统测试） 测试运行记录、报告（系统试运行） 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 长期 短期 长期 短期 短期 长期 长期 长期 试 系统测试方案（系统试运行） 与试运行 系统测试分析报告（系统试运行） 系统试运行报告及确认单（系统试运行） 培训计划、教材（系统试运行） 功能考核计划、方案（功能考核） 功能考核报告及确认单（功能考核） 监理计划、实施细则、大纲 报审表 监理通知、联系单 监 理 实 施 监理会议纪要 监理月报 监理质量评估报告、总结 操作手册（用户手册） 安装手册 竣 工 验 收 程序员手册 系统维护手册 模块开发卷宗 程序清单（包括计算机程序、源代码、安装程序、长期 编写说明等） 项目建设技术报告 长期 ︵ 评 定 ︶ 及 运 行 维 护 验收报告 项目建设总结报告 第三方测评报告及软件测试、鉴定意见 软件产品著作权证书、专利证书 用户验收报告 文档、数据备份报告 机房建设竣工图 综合布线（PDS）竣工图 软件说明书和使用许可证书 验收（评定）会专家组名单、评审意见 用户验收证明材料 用户验收报告 用户使用报告 用户培训报告 财务决算、审计报告 长期 长期 永久 长期 长期 短期 长期 长期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 永久 长期 信息化专项验收专家组名单、验收意见 附件2： 公共信息系统工程（项目）文件材料归档审核表 项目名称 项目建设单位 项目起止日期 档案数量 保管期限 项目来源 项目负责 归档日期 归档人 密 级 档案完整︑准确情况备注 项目负责人自评意见 档案管理部门意见 （签名） [1] 所属 归档文件材料 阶段 立项 立 项 保管 期限 项目规划 立项请示 立项依据性文件 项目建议书 项目建议书批复 调研报告 方案论证 项目评估 专家评议书 长期 永久 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 永久 永久 准备 可 可行性研究报告 可行性研究报告批复 行 性 研 调研报告 方案论证 长期 长期 长期 长期 短期 短期 长期 长期 究 项目评估 专家评议书 初步设计报告 初初步设计报告批复 财务概算报告 财务概算报告批复 步 设 计 项目建设招标文件 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 短期 招标书澄清文件 招评标标准、评标专家名单 应标单位的投标书 投 标 应标单位的质疑文件 设 评标结果(包括中标通知)及专家评标意见 项目建设合同及附件 总体项目开发计划 质量保证计划 配置管理计划(包括安全保密计划) 策划 计 用户需求报告 需求分需求分析说明书(包括前提条件及范围、业务流程图、作业标准即主要业务规则、主要功能描述、人机界面即功能实现方式、数据要求说明等内容) 短期 短期 析 需求分析说明书审查文件（包括用户授权报告） 总体方案设计报告 设计任务书 计划任务书 概要设计说明书 概要设计说明书审查文件 基本设计规格书（包括业务功能层次图、功能逻辑规接口设计一览表、E—R关系图、数据库一览表、 格书、系画面及报表一览表、画面及报表格式及功能说明等内容） 基本设计规格书审查文件 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 统 设 短期 长期 长期 短期 短期 短期 计 详细设计（包括功能逻辑规格书（IPO）） 详细设计审查文件 综合布线（PDS）设计文件 设计方案专家评议书 财务预算报告 软硬件开题（开工）令 短期 软硬件设备或原材料购置合同（采购设备验收单） 长期 综合布线（PDS）合同 系统集成合同及相关子合同 软件开发合同 主承包商资质文件及分包商资质文件 长期 长期 长期 短期 实 设 备施 采购 组织方案 数据要求说明书 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 系统设计说明书 数据库设计说明书 程序流程图 工程实施 流程设计说明书 数据采集汇集、数据结构说明、程序（接口）设计 设计修改 专利申请材料 软硬件设备或原材料开箱资料 设备或程序调试记录、运行报告 电缆光缆测试数据 开发进度月报 项目开发总结报告 测试计划、方案（单体测试） 测试设计说明（组合测试） 测试用例说明（系统测试） 测试规范、规则（系统测试） 短期 短期 长期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 测试组人员名单（系统测试） 测试计划、方案可行性评审报告（系统测试） 试运行记录、报告（系统试运行） 系统测试方案（系统试运行） 系统测试分析报告（系统试运行） 测系统试运行报告及确认单（系统试运行） 培训计划、教材（系统试运行） 功能考核计划、方案（功能考核） 功能考核报告及确认单（功能考核） 试 与 试 运 行 监理计划、实施细则、大纲 报审表 监理通知、联系单 短期 短期 短期 长期 短期 长期 监 理 实 施 监理会议纪要 监理月报 监理质量评估报告、总结 操作手册（用户手册） 安装手册 程序员手册 系统维护手册 模块开发卷宗 程序清单（包括计算机程序、源代码、安装程序、编短期 短期 长期 长期 长期 长期 竣 工 验 收 ︵ 评 定 ︶ 及 运 行 维 护 写说明等） 项目建设技术报告 验收报告 项目建设总结报告 第三方测评报告及软件测试、鉴定意见 软件产品著作权证书、专利证书 用户验收报告 文档、数据备份报告 机房建设竣工图 综合布线（PDS）竣工图 软件说明书和使用许可证书 验收（评定）会专家组名单、评审意见 用户验收证明材料 用户验收报告 用户使用报告 用户培训报告 财务决算、审计报告 信息化专项验收专家组名单、验收意见 长期 长期 长期 永久 长期 长期 短期 长期 长期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 永久 长期 项目名称 项目来源 上海市闵行区 版权所有 地址：上海市闵行区沪闵路6258号 邮编：201100 电话：24033000 工作时间：8：30-17：00 项 目 建设单位 负责人 项目起止日期 档案数量 保管期限 归档日期 归档人 密 级 档案完整︑准确情况备注 项目负责人自评意见 档案管理部门意见 （签名）