加强办公用品管理节约办公费用(方案)

从细微入手，多措并举，加强办公用品管理（方案）

在未来的市场竞争中，各企业能否生存与发展，节约成本开支是一项重要的举措，而办公用品的开源节流是关健。因此，必须从细微入手，多措

并举，加强办公用品管理，具体方案如总经办 相关部门 供应商 分管领导 财务部 财务总监 总经理 下： 1、季度用办公用品 2、办公耗材 3、低值资产（2000以下） 报请需求 固定资产（办公） 4、 5、临时请购 6、办公用品维护 7、劳保 审核、汇总 审核、比对 同 意 审 核 比 对 一、程序管理 1、采购流程及管理： 各部室上报需求信息→部室负责人签字→分管领导→总经办审核、汇总→采购物品询价→财务审核、比对→财务总监核准→总经理批准后生效，方可进行购买→货物验收→财务付款→供应商收到货款→相关信息反馈，一单完成。

A、季度办公用品、办公耗材：对各部室需求信息进行统计：需求信息统采购计主要进行季度统计，在上季度末25物品号现对现库存量进行比对后，进行下季询价 度需求统计，将下季度需求量汇总后进行审批，由总经办统一采购，采购时间9、核准、批为一个月。 季度、耗材 准 季度办公耗材与办公用品分开填报，并且耗材的金额不含在每季度10元/人之内，各部门耗材金额将进行审定低值、固定、临时 后再做规定。 5、备B、低值资产：各部室根据自身季案、办度需求，在上季度末25号填写下季度理 《低值资产申请单》，报分管领导同意签字后，交总经办汇总，报财务总监或总经理审批后，由总经办统一采购。 采 购 C、固定资产（办公）：各部室根据自身季度需求，填写《固定资产（办公设备）申请单》，报分管领导、财务总送货办公用品管理流程图 监、总经理审批后，由总经办统一采购。上门 需求部门填写固定资产验收单后使用。

D、临时请购：各部门若需采购临 时急需的办公物品，由部门填写《部门办公物品临时请购单》，并在备注栏内注明急需采购的原因、物品规格及预算，按程序报分管领导、财务总监、总办公用品满意度调查 经理审批后由总经办实施采购，每季度不得超过一次。 E、办公设备的维修：各部门的办公设备发生故障后，请及时通知总经办相应的负责人，并填写《办公设备维修单》，注明故障原因和费用金额，费用在500元以内的由总经办核定后派修；500元以上的按程序报分管领导、财务总监、总经理审批后由总经办负责维修；如遇紧急情况，可先电话进行申请，进行故障维修，事后必须补维修单。 F、劳保用品：根据国家法律法规标准采购。 二、供应商管理 进一步完善竞价程序、验收程序、核销程序，加强对供应商的管理。

A、合同内采购。每年年终进行供应商的招投标，同中标人签订采供合同。对合同内的日常办公用品、劳保用 品进行集中采购。每年对合同内商品价格进行市场价格调差，及时更新。

B、合同外采购。对合同外的采购，实行双人互控，由至少两人参与，进行商家比对，货比三家后，选取价优物美者，开票付款。

C、供应商星级评价。注重数据分析，挤出水分。收集汇总各部室对物品质量及使用情况满意度，对合同内、合同外的供应商建立动态数据库，从办公用品的单价、材料、质量、信用、效率等方面进行综合比较，确定1—2家承印单位和用品单价，每年进行星级评价。办公用品单价随

市场行情进行调整，原则上一年确定一次。 三、办公区办公用品管理

东区办公室布局图 集中打印区，方便东、西区办公。 办公桌上配备台笔，减少中性笔丢失。 办公用品集中使用区域（订书机、计算器、回形针、便签、数据线、胶带），实行统一管理，集中使用，减少上述办公物品采购量。 四、多措并举，引导员工节约意识。 1、积极倡导绿色办公，加强节能减排工作，营造节能减排氛围，同时在办公场所印刷各种节能标识，以宣传和倡导节约用电等绿色办公的环保理念。 2、总经办每季度在OA上公布《XXXXXXX有限公司各部门办公物品费用明细表》 ，通报各部门办公费用使用情况，并将纳入年终绩效考核。3、充分利用OA内部办公系统，推行无纸化办公，减少纸张浪费。 4、打印机实行流量控制和密码控制，季度公示各部门打印数量，杜绝无打印，减少浪费。 5、办公用品集中使用。如订书机、计算器、回形针、便签、数据线、胶带等，可实行统一管理，集中使用，减少上述办公物品采购量。 6、办公桌上配备台笔，减少中性笔丢失。 等等———————— 五、行动时间时 间 7月28日 表 达成效果 统一思想、高度重视；除统筹各部室精益管理课题外，还重点对公司级课题进行部署和安排，明确了具体责任人和时间要求。 从细微入手，多措并举，加强办公用品管理。 地点 大会议室 内 容 对公司关于进一步开展“推广精益管理、实现降本增效”活动的通知进行宣贯 方案前期调研 办公用品管理制度研讨会 制定办公用品精益管理方案 对方案具体实施 实施成果汇报 人 员 总经办全体人员 主持人 7月底—8月中旬 9月19日 小会议室 供应商、财务部、 对公司办公用品采购流程进行梳理，安全技术部 制定采购流程图。 安技部、财务部、内审部 从程序管理、供应商管理、办公区用品管理及对员工进行降本增效意识引导等方面入手，改善现有状况。 推进实施，适时优化 9月20日 总经办 9月20日—12月20日 12月底 公司 总经办 各办公区域

加强办公、劳保用品管理课题研讨小组 二○一二年九月二十日