阳江市养虾协会首届代表大会
筹备细节总结
阳江市养虾协会首届代表大会于2022年1月20日成功闭幕。为下次活动能更好地筹备和开展，现总结此次大会的经验和教训，分析存在的问题并找出解决方法。
现整理如下： 一、时间紧迫
本次会议筹备时间不足一个月，会议前的准备工作不足一星期，甚至在会议开始前一小时还在赶工。
邀请领导方面，需要提前一个月发邀请函进行衔接，以便领导安排工作行程或安排代表参会，同时也便于领导了解会议相关内容并准备讲话稿和指导意见。
建议：
1、筹备会议至少提前三个月，并作出详细时间表，留出足够缓冲时间，同时单独编辑成PPT供筹备组成员参照。
2、需要邀请的领导和嘉宾最好提前半个月到一个月收集了解相关信息并进行衔接。
二、人员分工及培训不到位
本次会议工作人员分工不明确，出现一人多事，多人闲事的情况。人员缺乏培训，流程没有事先进行演练，从而在会议期间暴露出来各方面的不足，例如主持人语调比较仓促、相关工作人员不清楚会议期间的工作。
建议：
1、会议筹备前期明确人员分工，定好分工方案和每人行动时间表并落实。
2、提前一星期进行会议工作人员培训，提前三天进行完整流程演练，准备多套备用应急方案。 三、设备准备不足
本次会议设备整合度低，出现东拼西凑的情况，例如养虾协会专用电脑相关办公软件没有安装到位；打印机借自行政部，打印机备用墨盒借自财务部；订书机、剪刀借自行政部等情况。
在出发去布置会议场地前一刻筹备组还在拼凑办公设备，在布置会场期间，打印机出现多次墨盒碳粉短缺情况，备用墨盒也因为匹配问题而无法使用，严重降低工作效率。
鼠标电池等易损耗品没有备件，出现鼠标缺电停止工作从而影响编辑工作
建议：
1、养虾协会办公室需要准备齐全的办公用品，易损耗用品及易故障设备建议准备多套应急备用，并列表定期检查，整合装箱待用，避免出现散、丢、漏等问题。
2、会议办公用品仅用于布置会场、会议期间办公用，其余时间不得使用，以便保证完整性。
3、打印机要保证墨盒及备用墨盒的使用正常，如无法提供会议专用打印机复印扫描一体机，建议保证办公室打印机拆装便携性。 四、对会议场地考察不足
本次会议场地硬件设置符合要求，但会场提供方人员培训及人员素养缺乏。在筹备期间出现会场推迟开门、会议期间难以及时找到服务人员提供服务、服务人员态度不到位甚至怠慢等情况，影响会议流程及嘉宾客户体验。
建议：
1、在确定会场之前，先考察多家酒店会场的软硬件情况，排除服务不到位的酒店及会场，在确定会场之后，建议约谈当事负责人及服务人员，明确态度，强调利弊，如仍存在问题，及时要求对方更换相关人员并进行投诉。
2、根据我多方了解，**酒店存在的服务问题偏多，建议再次权衡与**酒店的合作关系。
五、会议相关文件准备不足
本次会议相关文件在会议开始前一天还在修改，会议开始前一小时还在打印装订并发放，文件资料袋采购不足，以致于后排座位的文件资料没有文件袋。
建议：
1、文件编写工作与会议筹备工作同步进行，在筹备初期就要确定好文件编写提纲，在会议前一星期完成定稿，编号存入相应文件夹，并用专用U盘专人携带。会议相关文件在会议前三天完成打印装订装袋工作。
2、建议文件编写人员加强公文写作功底，保证文件内容的简洁、正规、准确。协会文件统一格式，统一文号，日后发文严格按照统一格式编写。
3、会议领导嘉宾发言稿装订好之后装入文件袋，备笔一支，备稿纸一张，文件袋外面注明对应发言人员的名字及文件性质。并专人保管跟进。
4、文件及文件袋的装订机采购遵循“预多不预少”原则。 六、应急预案缺乏
本次会议期间，出现电脑死机严重意外情况，影响会议进程。电脑死机这种情况出所有筹备组成员意料之外，但是这种情况的发生概率是相当高，不单止电脑死机，还有程序崩溃、网络连接失败、停电这些事情也会存在。
建议：
1、会议期间准备两台以上电脑，同步更新会议所需要的资料，便于发生故障可以及时切换，免得措手不及，另建议有电脑专业知识的人员备场，以解不时之需。
2、会议主持人应变能力培训，需要准备多种流程主持词句，还要加强临场应变能力，完全把控会议进展程度，化解意外情况。
3、会议现场准备医药箱，如会场提供方能提供最好。
4、会议工作人员需清楚紧急逃生出口，在紧急情况发生时，能正确及时指引参会人员有序疏散，避免产生恐慌和踩踏。
这次会议筹备及进行方面，还有很多问题还没暴露出来，但是没发生不代表不会发生。我们应该戒骄戒躁，吸取这次会议的教训，总结经验，努力加以改进，凝结成一个更加成熟的团队，祝愿明天会更好。
2022年1月20日星期三
关于成立西北农林科技大学第一次研究生代表大会筹备委员会的通知 1100字
关于成立西北农林科技大学第一次研究生代表大会
筹备委员会的通知
各院（系、部、所）研究生分会：
为了认真做好我校第一次研代会的筹备工作，确保大会顺利召开，校研究生会决定成立第一次研代会筹备委员会，具体组成及分工如下：
主 任： 杨XX
副主任： 刘* 成 员： 各院（系、部、所）研究生分会
校研究生会各部门主要负责人
筹备工作组主要负责大会筹备中的重大事项及总体策划。
筹备工作组下设会务组、秘书组、代表资格审查组、宣传组、组织组。各小组组成及分工如下：
会务组
组 长：索*
副组长：马*
组 员：校研究生会文体部、权益部成员
工作任务
1、向校和省呈报关于召开第一次研代会的请示；
2、起草并下发关于召开我校第一次研代会的通知；
3、大会的整体策划、组织、协调；
4、对外联络、邀请领导和嘉宾；
5、成立研代会的筹备工作机构；
6、负责大会礼仪安排；
7、大会材料、嘉宾纪念品的准备和发放；
8、大会来宾的接待以及礼品、贺信的接收和保管；
9、安排与会嘉宾参观；
10、大会经费的预算及管理；
11、起草大会筹备工作进程；
12、组织召开筹备工作会议；
13、负责大会的现场组织和签到；
14、落实通知高校代表，确定人数、接待高校代表；
15、会议材料的准备：排版、印刷、装袋；
16、制作大会座次安排表。
秘书组
组 长：郑*
副组长：杨*
组 员：校研究生会办公室成员
工作任务：
1、起草研究生会工作报告；
2、起草省讲话稿；
3、起草大会筹备工作报告；
4、起草大会日程安排；
5、起草会议决议；
6、起草《西北农林科技大学研究生会章程》修改意见；
代表资格审查组
组 长：陈*
副组长：李*
组 员：校研究生会女工部成员
工作任务：
1、审查代表资格、确定代表名单、分组编团，确定各代表团团长；
2、起草代表资格审查报告；
宣传组
组 长：杨*
副组长：侯保航 骆*
组 员：校研究生会通讯社成员
工作任务：
1、策划并做好研代会整体宣传工作；
2、提出迎接研代会召开的系列活动方案；
3、写通讯稿：前期的宣传、后期的总结等；
4、制作横幅和海报，横幅内容。
组织组
组 长：刘*
副组长：米* 雯
组 员：校研究生会宣传部、学术部成员
工作任务：
1、起草大会选举办法；
2、研究并提出第一届研代会委员会组成方案；
3、组织酝酿、推荐第一届研代会委员会成员候选人；
4、制定研代会团组成方案并提出大会团人选建议名单（草案）；
5、会场秩序的维护；
6、选票的制作、代表证的制作；
7、提出监、计票人建议名单；
西北农林科技大学研究生会
2022年x月x日
