采购制度

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采购管理制度

1、目的

为加强采购计划管理，规范采购工作流程，保障公司经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。 2、适用范围

本制度所采购的对象包含但不限于以下几类（统称为采购物品）： ⑴固定资产：包括扫描仪、电脑、打印机等经营性、非经营性固定资产 ⑵耗材：包括条码纸、A4纸等经营性、非经营性耗材 ⑶低值易耗品：包括清洁用具、电水壶、水瓶、茶叶等 ⑷办公用品：包括办公家具、笔记本、广告宣传材料等 ⑸服务：包括招聘、培训、审计、咨询等服务类 ⑹劳保福利：包括保险、员工节日福利品等 3、管理职责

⑴总经办负责采购的审批、监督； ⑵财务部负责采购的审核、监督、审计；

⑶行政部负责制度的制定、非经营性物资的执行采购； ⑷运维部负责经营性物资的执行采购；

⑸各级管理人员负责部门采购申请的审核及权限内审批工作。 4、采购原则

⑴询价比价原则

物品物资的采购必须有2家及以上供应商提供报价，在综合评估其质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素，并与供应商进一步议定最终价格。对于单次采购价格在1000元以上的必须填写《采购询价意见表》，临时性应急购买的物品除外。

⑵品量一致原则

采购经办人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场情况不能满足请购部门要求或成本过高时，或确因特定条件数量不能完全与请购单一致，及时反馈信息与申请部门沟通进行更改请购单。

⑶低价搜索原则

采购责任部门要随时搜集常用物品市场价格信息，建立常用供应商信息档案库，了解

市场最新动态及最低价格，以实现最优化采购。

⑷书面合同原则

对于一次性采购金额超过1500元或半年度累计超过8000元、交货或服务周期超过6个月的物资采购，为避免风险，必须与供应商签订采购合同，并经过财务部及相关部门合同评审后执行。

⑸议价采购原则

对于大宗或经常使用的物资，如扫描仪、条码机等，应通过询议价或招标形式，由财务部、总经办等协同采购责任部门共同参与，签订供货战略合作协议，以简化采购程序，提高工作效率，并定期（一年或半年）进行谈判议价，确定价格。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短议价间隔时间外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

⑹廉洁自律原则

经办人员要自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本，廉洁自律，不收礼不受贿，严格按采购程序办事，自觉接受监督。

⑺审计监督原则

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询，并有义务进行解释及配合调查。 5、采购流程

⑴采购申请

物资需求部门根据部门经营需要，填写《采购申请单》，要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经授权范围内审批人批准后交采购执行部门采购。

审核环节中如有异议，需在2个工作日内反馈给申请部门。采购执行部门每月进行统一采购，特殊急需品除外。采购执行部门因故不能及时进行采购的，可授权物资需求部门自行采购，需做好审核和监督工作，并承担相应责任。

⑵询价比价议价

①每一种物品（物资）的采购原则上需两家及以上的供应商进行报价。

②采购经办人员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《采购询价意见表》，按低价原则进行采购。

③如因属独家代理、专卖品、无代用品的，无须进行比价、议价，但仍需留下报价记

录。

⑶样品的确认

若须进行样品提供和确认的，须确定送样时间，由采购经办人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同公司其他相关部门人员予以确认。

⑷供应商选择

采购相关部门须建立供应商信息台帐，供应商必须为合法经营主体（特殊物资需提供对应的营业许可证件保存），优先选择品质、交货期、价格、服务等条件良好，信誉良好的供应商。

⑸合同签订

产品经需求部门认定合格后，采购执行部门与选定的供应商确认合同内容，并交相关部门评审后签订。执行过程中发生争议，依据合同条款进行处理。

⑹进度跟踪

为确保及时交货，采购经办人员应随时与供应商保持联系，了解合同进展状况。若采购的物资无法在预定时间内交货，须及时通知需求部门，寻求解决办法，并重新与供应商确定新的交货期，并告知需求部门，做好准备。

⑺收货验收

采购物资到货后，经采购经办部门及需求部门验收，合格后在《采购物品验收确认表》上签字确认。如验收不合格的，由采购部门联系供应商，沟通退换货事宜。

⑻对帐付款：

采购物品到货验收无误后，由采购经办人员凭合同复印件、《采购申请单》、《采购物品验收确认表》、《采购询价意见表》、按合同或约定的付款方式办理付款及冲销手续。对于需预付款的，需提供采购合同、《采购申请单》，经财务部审核无误后方可付款。 6、审批权限

⑴单次采购合同金额在2000元以内的，需求部门申请，部门负责人进行审批，报采购执行部门进行采购；

⑵单次采购合同金额在2000元以上5000元以下的，部门负责人进行申请，财务部核准审批，报采购执行部门进行采购；

⑶单次采购合同金额在5000元以上的，部门负责人申请，财务部审核，公司总经理审批，报采购执行部门进行采购。

7、管理规定：

⑴凡违反本制度，造成公司损失的，由公司认定责任性质及损失大小，损失的30-100%由责任人承担，并视情节按照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任；

⑵对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任；

⑶其他违反本制度的，依照公司相关管理制度给予相应处罚。 8、本制度解释权归行政部，自签发之日起执行。9、相关附件及表格 采购流程

采购申请单 物品验收确认表 采购询价意见表

采购流程

编号：QTJY-AD-WF01 工作流程 1、需求部门根据经 2、相关部门对采购流程说明 需求部门 相关部门 相关部门 采购执行部门 采购执行部门 采购执行部门 采购及相关部门 采购执行部责任部门 采购申请单 采购申请单 采购申请单 采购申请单 采购询价意见表 采购合同 物品验收确认表 采购申请单 采购合同 物品验收确认表 支撑文件 1、采购申请单要注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求等 2、审核审批要按照授权范围进行操作，如有异议，需在2个工作日内反馈 3、原则上需两家及以上的供应商进行报价，根据金额大小填写《采购询价意见表》 4、若提供样品的，需第一时间交由需求部门确认 5、根据合同金额及采购频次，可签订战略合作协议，定期进行议价。合同需相关部门进行评审后方可签订 6、若采购的物资无法在预定时间内交货，须及时通知需求部门，寻求解决办法，并重新与供应商确定新的交货期，并告知需求部门，做好准备 7、采购经办人员凭合同复印件、《采购申请单》、《采购物品验收确认表》、《采购询价意见表》、按合同或约定的付款方式办理付款及冲销手续。对于需预付款的，需提供采购合同、《采购申请单》，经财务部审核无误后方可付款 备注 提出申请 营需要提出采购申请 审核 申请进行审核 3、相关部门对采购申请进行审批，同意购买 4、采购执行人员根审批 询价议价 据要求进行市场询价、议价 5、与供应商签订采签订合同 购合同 6、对货品物资的到货进程进行跟踪 7、物资到货后采购跟踪 到货验收 协同相关部门进行验收 8、验收合格后按照付款/冲销 合同进行付款或冲销 门

采购申请单

编号：QTJY-AD-RF01

申请部门： 申请时间： 序号 其他要求： 申请人： 审核人： 审批人：

物品名称 品名规格 单位 数量 要求到货时间 备注 七天教育：为每个人创建个性化的学习空间

采购申请单

编号：QTJY-AD-RF01

申请部门： 申请时间： 序号 其他要求： 申请人： 审核人： 审批人：

物品名称 品名规格 单位 数量 要求到货时间 备注 物品验收确认表

编号：QTJY-AD-RF02 序号 物品名称 品名规格 单位 实际到货数量 确认人 备注 采购人： 日期：

七天教育：为每个人创建个性化的学习空间

物品验收确认表

编号：QTJY-AD-RF02 序号 物品名称 品名规格 单位 实际到货数量 确认人 备注 采购人： 日期：

采购询价意见表

编号：QTJY-AD-RF03 序号 物品名称 品名规格 供应商 联系人 联系电话 价格 其他信息 备注 采购部门意见 相关部门意见 公司意见